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Gestion du temps

Votre temps est précieux, sachez le gérer efficacement.

Une organisation personnelle et efficace passe par une bonne gestion de son temps et une meilleure gestion de son stress.

Gestion temps : introduction

La gestion du temps a pour objectif d'apprendre à bien investir le temps dont on dispose :

• comment planifier,
• placer les priorités,
• déléguer et organiser ses activités au quotidien.

Dans le cadre professionnel, le temps définit plusieurs notions qui permettent de savoir :

• ce qui se passe,
• la localisation du temps pour un but donné : date de relance, date de rendez-vous
• les délais à prévoir pour la réalisation d'une tâche ou d'un projet, comme le volume de temps nécessaire : durée d'une réunion, délai de livraison, rédaction d'un compte-rendu
• les ordres et priorités dans le temps, c'est-à-dire les contraintes dans l'enchaînement successif des tâches selon un ordre de priorité, comme : la prise de note, la relecture, la signature, l'envoi.

Comment gérer son temps ?

Il y a plusieurs sortes d'individu :

• Certains travaillent mieux sous pression et à la dernière minute :
  • Ils ont l'impression que cela stimule leur technique de créativité et leur productivité.
  • Attention, l'espace-temps alloué à la tâche sera diminué et celle-ci deviendra plus difficile à maîtriser.
• D'autres aiment mener plusieurs tâches de front (multitâches) : il faut rester prudent, car on peut rapidement perdre le contrôle et avoir des difficultés à réaliser les tâches efficacement et dans les délais impartis.
• Ceux qui ne savent pas s'organiser : ils ne prennent pas le temps de s'organiser, cela représente un gaspillage de temps et d'énergie, car ils perdent un maximum de temps à la recherche d'informations.

Être bien organisé permet d'être efficace dans le temps en sachant gérer ses tâches dans les délais impartis et par ordre de priorité.

Il va donc y avoir des règles de base à respecter pour que la gestion du temps se déroule dans de bonnes conditions :

Les objectifs

• Déterminer les objectifs en fixant des délais.
• Les objectifs qui seront déterminés devront être réalisables, concrets, motivants et mesurables.

Planifier les tâches

• Préparer le travail en sachant utiliser le temps disponible tout en essayant de réduire au mieux les délais d'exécution.
• Classer les tâches par ordre de priorité.
• Contrôle de la gestion de son temps : vérification du résultat pour ensuite comparer le prévisionnel/au réalisé.

La planification des tâches est l'organisation de son travail sur du court, moyen ou long terme : quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel.

L'objectif essentiel sera de planifier les activités les plus rentables et les plus performantes en priorité et d'y consacrer le temps nécessaire.

La liste des tâches

Une liste de toutes les tâches sera donc réalisée et contrôlée régulièrement pour savoir si l'objectif a été atteint :

• les tâches importantes non urgentes seront à planifier,
• les tâches urgentes et importantes seront réalisées en priorité,
• les tâches peu importantes et moins urgentes seront traitées ultérieurement,
• les tâches peu importantes, mais urgentes pourront être déléguées.